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那些年被Word坑过的十种例子

WORD软件是我们办公最常用的软件之一,因为操作太简单,大家都觉得不用培训,但笔者认为,做为职场专业人士,要想提高办公效率,还是有必要认真学习一下。不然,大量重复的操作,平白浪费宝贵的时间不说,还让别人看笑话。下面列举初学者使用WORD的十大雷人做法,这些不规范的操作劳神又伤身,吃力不讨好。你,不是在玩WORD,你,是被WORD给玩了。

TOP1用抹黑来拖动选择

WORD排版中,一般要求“先选择,再操作”,也就是说如果我们需要对文章进行各种操作,首先必须先选择。初学者打开一篇上百页的长文章,需要对文章进行全部选择时往往手忙脚乱,通常都是将光标放在文章最上方,然后拖动鼠标滚到末尾处,一直滚呀,滚呀……,鼠标和牙齿都在格格作响。正确的操作是如果选择全文,CTRL+A即可,如果需要选择当前到文章末尾处,只需要按CTRL+SHIFT+END。

TOP2拖动滚动条进行跳转

在给文章做目录的时候,通常需要将光标放在文章的最上方,初学者要么一直按方向箭,或是拖动滚动条到最上方。正确的操作是CTRL+HOME,如果需要跳转到固定的页数,可以按CTRL+G,快速定位到相应的页码。

TOP3用空格调整字间距
标题如果间距太小,需要调整的时候,初学者往往在每个字之间一个一个按空格,正确的做法是,CTRL+D,调出设置字体的对话框,在高级中,选择间距,在间距中设置距离。

TOP4用TAB进行首行缩进

文章中如果每一段落均要首行缩进,不少人的做法是连续按四个空格,或在每一段之前按TAB,这样需要重复很多次。正确的做法是文章输入完成之后,选择整篇文章,一次性设置好。点击开始选项卡,然后在段落组中,右下角有个指向右下角的小图标,点击,在出现的段落对话框中,在缩进栏中,找到特殊格式下拉列表中,选择首行缩进。

TOP5用回车换行或分页

比如标题需要和正文离开一些距离,很多初学者习惯性的敲一下回车,但这样调出来的间距总不是很理想。正确的做法是点击开始选项卡,然后在段落组中,右下角有个指向右下角的小图标,点击,在出现的段落对话框中,设置段前段后的距离。如果写论文要重新开始新的一页,很多初学者总是不断的按回车,直到出现第二页。快速的操作是CTRL+回车。

TOP6特殊对齐用表格

如果有几行的文字需要在页中5厘米居中对齐,初学者可能用空格,或是用表格进行对齐,然后将表格隐藏边框,这种做法非常不可取。正确的做法是用制表位,选择需要对齐的文本,点击开始选项卡,然后在段落组中,右下角有个指向右下角的小图标,点击,在出现的段落对话框中,点击左下角制表位。制表位位置输入5厘米,对齐方式选择居中,点击设置,再点击确定,在需要对齐的每行文字左边逐一按TAB键。

TOP7一个个删除而不用替换

如果文章中出现大量空格,初学者往往一个个手动删除,这样很浪费时间,正确的做法是用CTRL+H进行替换,在出现的对话框中,“查找内容”框中输入空格,“替换为”框中:什么都不输入。即将空格替换成无,这样就可以删除。
TOP8大量复制进行标题行重复

如果有跨页的表格,需要每一页均有标题,初学者的做法是复制第一页的标题,然后不断在每一页的首行进行粘贴。正确的做法是选择表格中的首行,然后在出现的表格工具中,点击布局选项卡,在数据组中,点击【重复标题行】。

TOP9手动清除格式

打开一篇文章,里面有各种各样的格式,如果想全部清除进行重新排版,初学者往往选择全文,然后手动改为常规文字,也有人会另存为txt文件,再复制粘贴回来,以为这样就是最快的捷径。正确的做法CTRL+A全选,然后开始选项卡,然后点击清除格式。快捷键CTRL+SHIFT+N。

TOP10格式刷更改格式

文章中需要大量相同的格式,或者格式设好需要批量修改格式,初学者往往是用格式刷刷一遍又一遍,喜刷刷,喜刷刷,不知不觉中成就了“白龄油漆工”。这里比较方便的办法是使用样式,样式为格式的集合,快捷键CTRL+SHIFT+ALT+S在这里预先设置样式,然后选择文字应用样式,好处在于以后需要进行修改格式,再也不用一个个去选择文本,只需修改样式,则应用过该样式的文字将一次性更改了格式。

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